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長沙市木沙印章有限公司 > 新聞資訊

90%的企業不知道印章該如何管(下)

長沙市木沙印章有限公司 2019-07-15 15:52:04 作者:csmsyz

除了法律法規規定不適用電子文書的情況,都可以約定使用電子印章。


電子印章不適用于:


1、涉及婚姻、收養、繼承等人身關系的;
2、涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的;
3、涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業服務的;
4、法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形。

合同上沒有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字,合同是否有效?

有效,除非約定合同生效需簽字并蓋章。

《合同法》第三十二條規定:“當事人采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?!币驗榉ǘù砣艘怨久x從事民事活動時代表公司,因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。

同理,雖然沒有加蓋公章,但如果在合同上簽字的人得到了公司相應的授權,那么合同一樣是有效的。

合同所蓋印章并非合同專用章,而是采購專用章、項目部專用章等,合同是否有效?

除非有證據證明相反事實,否則一般認定為有效。
合同上加蓋的印章雖然并非合同專用章,不符合簽訂合同的一般原則和規定,但這是該公司自身管理方面存在的漏洞,如該公司不能提交相應的證據,證明合同所涉印章與公司無關或為他人私蓋,即應認定公司承認合同的效力。
另一方面,《合同法》第三十七條規定:“采用合同書形式訂立合同,在簽字或者蓋章之前,當事人一方已經履行主要義務,對方接受的,該合同成立”,因此如果對方已按合同履行主要義務而該公司接受的,則合同無須簽字、蓋章也已經成立生效。

公章外借他人使用,他人私下簽訂的擔保合同是否有效?

有效。公司作為獨立的企業法人,公司印章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證,公司負責人或其他管理人員,經過公司授權后,只是印章暫時的持有者和保管者,其行使公司印章所產生的權利義務,應由該公司來承擔責任,而不應由持有者或保管者承擔責任。公司自愿將公司印章外借他人使用,應視為公司授權他人使用公司印章,該印章所產生的權利義務關系應由該公司承擔。因此,公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效,公司需要承擔擔保責任的。

公司章程可以約定印章的使用規則嗎,違反章程使用印章簽訂的合同是否有效?

公司章程可以約定印章的使用規則,但由于章程僅對內有約束力,如果相對人是善意的,即使印章的使用違反章程,合同也有效。但是,違反章程使用公章損害公司利益的人需要對公司承擔賠償責任。

合同上加蓋分公司的印章是否有效?

分公司雖然沒有獨立法人地位,但分公司也領取營業執照,能夠成為民事訴訟的被告,因此在合同上加蓋分公司的印章,一般也認定合同有效,相關的民事責任由總公司承擔。

公司經營過程中在印章方面會遇到哪些風險?

公司在印章方面常見的風險主要有以下幾種:

1、他人使用假冒的印章。
2、他人使用掃描打印出來的印章。
3、對方使用的是沒有備案、沒有資質的內設部門章。
4、使用沒有數碼號的印章。( 印章數碼號是對全國印章進行的統一編碼,具有唯一性。

由于上述風險的高發,公司企業應該提高警惕,在交易時做好審查工作。例如,可以通過要求對方提供公安局的刻 章許可或者委托律師調查對方的印章備案情況來檢查印章的真偽性,仔細審查是否有油印等公章正常使用時所具有的印跡,拒絕對方不符合規范地使用印章等。


公司更改名稱后已使用新印章,蓋有原印章的合同對公司是否仍有效力?

有效。企業名稱的變更并不影響變更后的公司承擔原公司的債務,蓋有原企業名稱印章的文件對變更后的公司依然具有法律效力,值得注意的是,變更名稱前,是必須繳銷舊印章才能審批新印章。

如何識別印章的真假?

 

企業在印章管理方面主要存在的問題有哪些?

(一)印章刻制的業務流程不清晰,沒有審批程序,只要業務需要,領導或部門就可隨便刻制印章,刻制后沒有下發正式啟用文件,沒有明確印章使用范圍和使用時間。

(二)印章刻制不在公安部門指定的單位進行,不在公安機關備案,隨便找一家單位刻制公章,刻完就用,為以后發生印章使用風險埋下了隱患。

(三)個別企業沒有印章管理方面的規章制度,使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查,更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章,在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

(四)個別企業沒有統一的印章使用臺賬,采用一頁紙請示的方式,請示完成后,領導審批用印的簽批單由經理辦公室保存,時間長了很容易丟失,無法追溯。個別單位雖有統一的用印臺賬,但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人,以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯,形成法律風險。

(五)個別企業印章保管制度不健全,未設專人保管,印章丟失或被盜后不及時報告,不及時報案,也不主動在報紙上發布公告聲明作廢,從而留下了潛在的用印風險。

(六)個別企業為追求收益,允許不具備資質的企業掛靠施工,個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章,一旦掛靠單位出現問題,企業就要承擔相應責任。

(七)個別企業不重視管理項目部印章,意識不到項目部印章對企業的重要性,項目部印章管理不規范,沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序,沒有設立項目部印章使用臺賬,形成了項目部印章管理的空白,給企業帶來較大的法律風險。

(八)個別企業印章被仿冒后,未采取正確的應對措施,放任風險發生,給企業帶來了不可挽回的損失。

(九)個別企業在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關閉后,沒有及時收回和銷毀這些單位的印章,造成印章的流失,形成了潛在的法律風險。

公司印章的保管方面需要采取什么樣的措施?

首先是建立日常保管制度:
(一)公司印章采取分級保管的制度,各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管。
(二)印章必須由專門保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其崗位職責中予以明確。
(三)公章應妥善保管,注意安全,防止損毀、遺失和被盜。

其次是明確保管人責任:
(一)印章保管人必須妥善保管印章,不得遺失。如遺失,必須及時向公司辦公室報告;
(二)必須嚴格依照公司對印章的使用規定使用印章,未經規定的程序,不得擅自使用;
(三)在使用中,保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核,同意的則用印,否決的則退回;
(四)檢查印章使用是否與所蓋章的文件內容相符,如不符則不予蓋章;
(五)在印章使用中違反規定,給公司造成損失的,由公司對違紀者予以處分,造成嚴重損失或情節嚴重的,移送有關機關處理。

專人管理公章方面有什么需要注意的嗎?

專人管理即由公司安排專屬的部門或者專職人員管理公章的使用、加印以及登記,該類事項可以制定相應的公司內部制度加以完善。
目前小型企業的公章一般由法定代表人掌控,如果法定代表人本身是公司股東,則一般較為穩妥,雖然法定代表人身為股東本身不等同于公司,但是從風險防控上由于公司利益與股東利益原則上的一致性,所以公章對外加印法定代表人會比較慎重。公章由專人管理便于公章使用不當時公司內部責任的追查,同時專管公章的人建議僅限于行政職能部門或者行政人員,避免公章管理人員與具有對外負責銷售或者采購的人員身份同一,因為后者對外從事商務活動容易使得權利的行使不透明,難以監控其用章的正當性或合理性。

公司印章的使用管理方面需要采取什么措施?

(一)企業要建立崗位法律風險防控體系,印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書,明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時,要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育,使其認識到印章對企業管理的重要意義,不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

(二)企業要制定印章管理規定,指定印章歸口管理部門,明確企業各部門印章管理職責,明晰印章刻制、使用的業務流程,做到有規可依、有章可循。

(三)企業新注冊設立的單位在領取營業執照后,企業的印章都必須到公安機關審批,經許可后再到核準的正規**店刻制備案,交付后才可使用。

(四)企業應當建立統一的印章使用臺賬,制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規定履行審批程序,經過有權部門和企業領導批準。經企業領導批準后,印章使用單位應填寫統一的用印登記表,企業文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內容、用印次數是否一致,然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

(五)印章保管人員必須加強對印章的保管,未經企業主要領導批準,不允許將印章攜帶外出,特殊情況下需攜帶外出時,必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案,并取得報案證明,同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

(六)禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時,必須經總經理同意,而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數,在文件內容實施后,應再次進行核準登記。公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時,應將文件、資料退回行政部(或辦公室),辦理登記手續。在使用預先蓋章的空白文件、資料過程中,公章使用人應承擔相應的工作責任。

(七)企業必須定期檢查印章使用情況。企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查,發現問題及時采取相應措施。

(八)企業應加強對項目部印章、部門印章的使用管理,限定其用途和使用審批程序,嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍,不能用于對外簽訂合同,不能在對外承諾、證明等材料上使用,必要時要將使用權限通知業主、原材料供應商等利益相關方。項目部和企業的部門要指定印章用印和保管人,建立使用臺賬,絕不允許分包方使用項目部印章。

(九)所有到公安局備案登記的印章,如注銷或停止使用都必須上繳到公安局繳銷。

(十)企業在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時,企業印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門,由法律管理部門按法律規定解決?;咀龇ㄈ缦拢菏紫?,及時向公安機關報案,追究仿冒人的法律責任;其次,在相關報紙上發布澄清聲明,及時知會潛在客戶;再次,及時通知仿冒合同的相對人,陳述相關事實,解除相關合同,如果相對人不予配合,要及時向當地法院申請,通過法律途徑認定合同無效,解除相關合同。


全篇完

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